反則法制

　「自治体の職員同士などで業務連絡や通達、報告などに使用される電子メールについて、４７都道府県のうち、４５都道府県が「公文書」として情報公開対象と判断しながら、規定を設けて保存を義務付けているのは２８都道県にとどまることが読売新聞の調査でわかった。インターネットの普及でメールのやり取りが急速に増え、行政運営上欠かせない存在になっているにもかかわらず、保存規定のない自治体では職員の判断で破棄されていた。情報公開を通じた行政監視の壁になりかねず、規定の早期整備を求める声が出ている」（１月１１日付け読売新聞朝刊）。
　「大阪府の橋下徹知事は１４日、府幹部らとやりとりしたメールの情報公開基準を正式に発表した。複数の職員が受信したものを行政文書として公開請求の対象とし、保存期間を１年と定めた。府によると、公開基準の明文化は全国でも珍しいという。ただ、私有パソコン利用の場合は対象外とする「抜け道」もあり、府政の透明性確保の面で課題も残った」（１月１５日付け朝日新聞朝刊）。
　一般的に、情報公開の対象となる文書は、組織的共用文書（「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの」（行政機関の保有する情報の公開に関する法律第２条第２項本文））です。この組織的共用文書のすべてが文書として登録されていること、つまり、文書管理規程等に基づいて保存されていることが望ましいのですが、現実は、そうではありません。
　その原因の一つが事務連絡文書といわれるもの（文書番号を省略しているもの）の存在です。事務連絡文書は、保存を要しない文書として、文書登録の必要がないとされています。メールは、正にこの事務連絡文書であると考えている地方公共団体が多いのではないでしょうか。
　なお、本市では、原則として事務連絡文書を認めていません。しかし、理想と現実には大きなギャップがあります。また、情報公開の対象となる文書は、文書登録の有無にかかわらないということを肝に銘じておく必要があります。